rekisteri- ja tietosuojaseloste

Päivitetty: 7.9.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Ember Agency käsittelee henkilötietoja verkkosivustolla, yhteydenotoissa, tarjouspyynnöissä ja asiakassuhteissa.

Ember Agency toimii tällä hetkellä Katariina Hannilan toiminimenä/kevytyrittäjätoimintana Bissen laskutuspalvelun kautta. Tämä tietosuojaseloste koskee Ember Agencyn omaa henkilötietojen käsittelyä.

1. Rekisterinpitäjä

Katariina Hannila / Ember Agency
Tampere, Finland
katariina.hannila@emberagency.fi

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja siitä, että henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat siitä, miten olet yhteydessä Ember Agencyyn ja millainen asiakassuhde välillämme on.

Verkkosivuston yhteydenottolomakkeella voidaan kerätä:

• etunimi

• sukunimi

• sähköpostiosoite

• puhelinnumero

• yrityksen nimi

• yhteydenoton tai tarjouspyynnön aihe

• viestin sisältö

• muut tiedot, jotka henkilö itse antaa yhteydenoton yhteydessä.

Puhelinnumeron antaminen ei ole yhteydenottolomakkeella pakollista.

Asiakas- ja toimeksiantosuhteessa voidaan käsitellä lisäksi esimerkiksi:

• nimi ja yhteystiedot

• yrityksen nimi ja Y-tunnus

• tehtävänimike

• laskutukseen liittyvät tiedot

• sopimuksiin liittyvät tiedot

• toimeksiannon toteuttamiseen liittyvät tiedot

• asiakkaan toimittamat materiaalit, kuten tekstit, kuvat, videot, dokumentit ja muut projektin toteuttamiseen tarvittavat aineistot

Ember Agency ei lähtökohtaisesti kerää tai käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä. Jos asiakas tai yhteydenottaja toimittaa tällaisia tietoja oma-aloitteisesti esimerkiksi viestissä tai projektimateriaalissa, niitä käsitellään vain siinä määrin kuin se on kyseisen asian hoitamiseksi tarpeellista.

3. Mihin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaamiseen

• tarjouspyyntöjen käsittelyyn ja tarjousten laatimiseen

• palveluista ja toimeksiannoista keskustelemiseen

• sopimusten tekemiseen ja toimeksiantojen hoitamiseen

• asiakkaan kanssa viestimiseen

• projektien suunnitteluun, toteuttamiseen ja hallinnointiin

• laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvien velvoitteiden hoitamiseen

• mahdollisten oikeudellisten vaatimusten laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen

• asiakassuhteen ylläpitämiseen ja kehittämiseen

• Ember Agencyn palveluiden ja toiminnan kehittämiseen

• asiakkaiden kanssa erikseen sovittuun referenssimarkkinointiin.

Sosiaalisen median kautta tulevat yhteydenotot voidaan käsitellä samalla tavoin kuin muut yhteydenotot silloin, kun viesti koskee esimerkiksi palveluita, tarjouspyyntöä tai muuta Ember Agencyyn liittyvää yhteydenottoa.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään kulloisenkin käsittelytarkoituksen perusteella seuraavilla oikeusperusteilla:

Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet

Kun henkilö ottaa yhteyttä Ember Agencyyn esimerkiksi pyytääkseen tarjousta tai keskustellakseen palveluista, henkilötietoja voidaan käsitellä yhteydenottoon vastaamiseksi, tarjouksen laatimiseksi ja mahdollisen asiakassuhteen valmisteluun.

Sopimuksen täytäntöönpano

Asiakkaan henkilötietoja käsitellään siinä määrin kuin se on tarpeen sovitun toimeksiannon toteuttamiseksi, asiakkaan kanssa viestimiseen ja sopimukseen liittyvien velvoitteiden hoitamiseen.

Lakisääteinen velvoite

Henkilötietoja käsitellään tarvittaessa lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitoon ja verotukseen liittyvien velvollisuuksien, täyttämiseksi.

Oikeutettu etu

Henkilötietoja voidaan käsitellä Ember Agencyn oikeutettujen etujen perusteella esimerkiksi asiakassuhteiden ylläpitämiseen, toiminnan ja palveluiden kehittämiseen, tietoturvan ylläpitämiseen sekä oikeudellisten vaatimusten laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen liittyvissä tarkoituksissa.

Oikeutettua etua käytettäessä huomioidaan rekisteröidyn oikeudet ja edut sekä käsittelyn kohtuullisuus ja tarpeellisuus.

5. Mistä henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti:

• henkilöltä itseltään yhteydenoton, tarjouspyynnön tai asiakassuhteen yhteydessä

• asiakkaalta toimeksiannon aikana

• asiakkaan toimittamista materiaaleista

• sopimusten ja muun toimeksiantoon liittyvän viestinnän kautta

• sosiaalisen median kanavista silloin, kun henkilö ottaa Ember Agencyyn yhteyttä niiden kautta.

Henkilötietoja voidaan saada myös laskutuksen, maksuliikenteen tai muiden toimeksiannon hoitamiseen liittyvien palveluiden yhteydessä silloin, kun se on tarpeen kyseisen asian hoitamiseksi.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Ember Agency käyttää toimintansa yhteydessä ulkopuolisia palveluntarjoajia. Henkilötietoja voidaan käsitellä näissä palveluissa silloin, kun se on tarpeen verkkosivuston, yhteydenottojen, asiakassuhteiden, projektien tai laskutuksen hoitamiseksi.

Keskeisiä käytössä olevia palveluita ovat esimerkiksi:

• Framer – verkkosivuston ylläpito ja yhteydenottolomake

• Google Workspace / Gmail – sähköposti ja yhteydenottojen käsittely

• Google Drive – asiakkaiden toimittamien ja asiakkaalle toimitettavien suurempien tiedostomäärien siirtäminen ja säilyttäminen

• Bisse / RNN Group Oy – laskutuspalvelu

• Toggl Track – työajan seuranta ja laskutuksen perusteena olevan työajan hallinta

• WhatsApp – asiakasviestintä silloin, kun sitä käytetään asiakkaan kanssa viestimiseen

• Canva, Affinity, Adobe – suunnitteluun ja projektien toteuttamiseen käytettävä palvelu silloin, kun siellä käsitellään henkilötietoja sisältävää aineistoa.

Lisäksi henkilötietoja sisältävää aineistoa voidaan käsitellä muissa projektikohtaisissa työkaluissa tai palveluissa silloin, kun se on toimeksiannon toteuttamisen kannalta tarpeellista.

Ember Agency ei myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja Ember Agencyn puolesta omien palveluidensa toteuttamiseksi. Palveluntarjoajien käyttöön liittyvissä henkilötietojen käsittelyissä pyritään käyttämään asianmukaisia sopimuksellisia ja teknisiä suojatoimia.

7. Henkilötietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Ember Agency pyrkii käyttämään henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joiden käsittely tapahtuu EU/ETA-alueella. Jos henkilötietoja käsitellään tai siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja asianmukaisia suojatoimia käyttäen.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan niiden käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi tai lainmukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Alustavat säilytysajat ovat seuraavat:

Yhteydenottopyynnöt:
Yhteydenottopyyntöjen tietoja säilytetään lähtökohtaisesti kaksi vuotta viimeisestä yhteydenotosta.

Tarjouspyynnöt ja tarjoukset:
Tarjouspyyntöihin ja tarjouksiin liittyviä tietoja säilytetään lähtökohtaisesti kaksi vuotta tarjousprosessin päättymisestä.

Aktiiviset asiakassuhteet:
Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen vain siinä määrin ja niin kauan kuin niiden säilyttämiselle on perusteltu tai lakisääteinen peruste.

Projektiaineistot:
Projektien toteuttamiseen liittyviä aineistoja säilytetään toimeksiannon ajan ja perustellun jälkikäsittelyajan. Säilytysaika riippuu aineiston luonteesta ja siitä, tarvitaanko aineistoa esimerkiksi toimeksiannon todentamiseen, mahdollisten reklamaatioiden käsittelyyn tai oikeudellisten vaatimusten arviointiin.

Sopimukset:
Sopimuksia säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen sopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, mahdollisten oikeudellisten vaatimusten käsittelemiseksi tai muun lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Laskutus- ja kirjanpitoaineisto:
Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä henkilötietoja säilytetään sovellettavan lainsäädännön edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti.

Toggl Track:
Työajan seurantaan liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan työajan, toimeksiantojen ja laskutuksen todentamiseen sekä mahdollisten oikeudellisten vaatimusten käsittelyyn.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiselle ole muuta perustetta, ne poistetaan tai anonymisoidaan.

9. Asiakasreferenssit

Ember Agency voi käyttää asiakassuhteiden yhteydessä asiakkaan yrityksen nimeä, logoa sekä tehdyn työn nimeä tai otsikkotasoista kuvausta Ember Agencyn omassa markkinoinnissa ja referenssiviestinnässä.

Tästä sovitaan asiakkaan kanssa toimeksiantosopimuksen yhteydessä.

Laajemmat referenssitarinat, case-kuvaukset, asiakkaan antamat testimoniaalit, henkilönimet, haastattelut tai muut vastaavat markkinointisisällöt sovitaan asiakkaan kanssa erikseen.

Ember Agency ei julkaise asiakkaan luottamuksellisia tietoja tai toimeksiannon yhteydessä saatuja luottamuksellisia materiaaleja referenssimarkkinointia varten.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

• saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista

• pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun siihen on lain mukainen peruste

• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa

• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa

• saada itse toimittamansa henkilötiedot koneluettavassa muodossa silloin, kun tietojen siirrettävyyden edellytykset täyttyvät

• peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeuksien käyttäminen ei vaikuta ennen pyynnön tekemistä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö voidaan lähettää osoitteeseen:

katariina.hannila@emberagency.fi

Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntö on erityisen monimutkainen tai pyyntöjä on useita, määräaikaa voidaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti pidentää.

Tarvittaessa voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ennen pyynnön käsittelyä.

11. Henkilötietojen suojaaminen

Ember Agency pyrkii suojaamaan henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin se on kyseisen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Pääsy henkilötietoihin pyritään rajaamaan henkilöihin ja palveluihin, joilla on niiden käsittelyyn perusteltu tarve.

Käytettävien ulkopuolisten palveluntarjoajien osalta hyödynnetään niiden tarjoamia asianmukaisia suojaus- ja käyttöoikeusratkaisuja.

12. Evästeet ja verkkosivuston tekniset tiedot

Ember Agencyn verkkosivusto käyttää tällä hetkellä vain verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä teknologioita.

Ember Agency ei tällä hetkellä käytä verkkosivustolla Google Analyticsia, LinkedIn Insight Tagia tai muita vastaavia ei-välttämättömiä analytiikka- tai markkinointiteknologioita.

Jos verkkosivustolle lisätään myöhemmin analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä tai seurantateknologioita, tätä tietosuojaselostetta ja tarvittaessa erillistä evästeselostetta päivitetään vastaamaan käytössä olevia teknologioita.

Mahdollisten ei-välttämättömien evästeiden käyttöön pyydetään tarvittaessa käyttäjän suostumus ennen niiden käyttöönottoa.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, jos Ember Agencyn toiminta, henkilötietojen käsittelytavat, käytetyt palvelut tai sovellettava lainsäädäntö muuttuvat.

Uusin versio julkaistaan tällä sivulla ja siihen merkitään päivityspäivä.

15. Yhteydenotot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta, henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, voit olla yhteydessä:

Katariina Hannila / Ember Agency
Tampere, Finland
katariina.hannila@emberagency.fi

Tietosuojaseloste päivitetty 7.9.2026.